Urenregistratie Digitaal in het vakblad: De Boomkwekerij

Deze maand in het vakblad De Boomkwekerij, een artikel over FaceClock. 
In de rubriek Digitale urenregistratie biedt meer dan overzicht werktijden lees je alles over de mogelijkheden van het gebruik van het inkloksysteem in de Boomkwekerij. 

Het bijhouden van de gewerkte uren van het personeel is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsadministratie. Om hierin makkelijker overzicht te houden, kunnen kwekers gebruik maken van digitale registratiesystemen. 

 

Multifunctioneel Inkloksysteem

FaceClock een tech-bedrijf dat inklokken met Gezicht, PIN, QR en Beacon levert volledig in de cloud. Momenteel breidt het bedrijf zich uit naar toerisme, recreatie en horeca maar ook de detailhandel trekt op. Inklokken wordt door klanten op verschillende manieren gebruikt, elke organisatie wil en doet het anders. FaceClock is het eerste bedrijf in Nederland dat gezichtsherkenning in de cloud aanbiedt, al snel kwam de QR-Code en nu zelfs het gebruik van beacons. Met het gebruik van beacons weet het systeem automatisch waar iemand is en hoeven er geen handelingen plaats te vinden als; in- en uitklokken, locatie of taken doorgeven. Door enkel gebruik te maken van slimme top-developers en product-owners die al jaren in het vak zitten weet het bedrijf snel de behoefte van nieuwe klanten te vervullen.
Het team heeft een duidelijke visie: zoveel mogelijk partijen helpen de werkprocessen op het gebied van personeel inzichtelijk en sneller te maken. De product-owners gaan mee op de eerste gesprekken en brengen in kaart waar de klant behoefte aan heeft. Door inhouse-developers kan het systeem snel op maat gemaakt worden. Hierdoor kan een nieuwe klant aangeven, hoe het systeem nog beter zou kunnen aansluiten door extra functies. De service in de begin-fase is hierin erg belangrijk. Iets wat FaceClock onderscheidt van andere partijen is de exclusiviteit in persoonlijke begeleiding en de mogelijkheden om het systeem volledig op maat te laten aansluiten. Ook is er een klantenservice elke dag geopend van 09:00 t/m 19:00 onder het nummer 085-3030023. Het is fijn voor gebruikers om waar en wanneer te kunnen bellen voor grote en kleine vragen. 
Meer weten over het inkloksyteem in de cloud?
Lees hier meer over het cloud-based inkloksysteem van FaceClock. 

  • Inklokken met een QR-Code in de kantine
  • Inklokken met het gezicht op een gemeenschappelijke tablet of je eigen mobiele telefoon
  • Inklokken met een persoonlijke PIN op een gemeenschappelijke tablet of je mobiele telefoon

Inklokken op werk met FaceClock 

Wanneer er gewerkt wordt met uitzendbureaus zijn start en eindtijden nodig. In veel bedrijven wordt dit nog op papier genoteerd. 
Vervolgens wordt de data in een Excel-bestand verwerkt, dit kost werk en tijd. 
De volgende rapporten zijn in FaceClock daarom automatische te exporten met één klik naar Excel. 

  • In- en uitkloktijden
  • Pauze registraties
  • Gewerkte uren
  • Gewerkte taken en tijd
  • Ziekte, verlof, tijd voor tijd en feestdagen

     

Gewerkte uren en taken doorgeven

Niet alleen inklokken is mogelijk met de urenregistratie-app van FaceClock maar ook het totaal aantal gewerkte uren, taken en vakantieaanvragen doorgevoerd in de App. 
Medewerkers geven deze informatie aan in de App, waarna deze direct te zien is in de management omgeving. Gewerkte uren en taken kunnen worden geaccordeerd. Vakantie of vrije dagen aanvragen kunnen worden goed of afgekeurd. 

Bekijk alle gewerkte uren en taken van de medewerkers.

Gebruik prikklok komt terug

Het registreren van gewerkte uren kan veel tijd kosten. Vooral als er nog papier gebruikt wordt zal dit omgezet moeten worden in bijvoorbeeld een Excel bestand. 
Een tijdsregistratie terminal of prikklok zorgt ervoor dat het personeel snel en makkelijk kan inklokken. 

Gelukkig zijn er tegenwoordig makkelijkere en snellere manieren om de in- en uitkloktijden bij te houden. Lees hier meer over modern en eenvoudig inklokken in de cloud, in plaats van een prikklok installeren.

Cloud-oplossing inklokken

  • Inklokken via je mobiele telefoon
  • Inklokken op een gemeenschappelijke tablet

    Inklokken met je mobiele telefoon


    Hoe werkt een prikklok?

    Bij een prikklok zul je gebruik moeten maken van badges, tags, druppels of pasjes. Deze kunnen fraudegevoelig zijn doordat ze gemakkelijk verwisseld kunnen worden. 
    Bij FaceClock kun je daarom gebruik maken van 

    FaceClock en fraude

  • Inklokken via een persoonlijke PIN die elke dag verstuurd wordt
  • Inklokken via je gezicht

    De persoonlijke PIN wordt in de ochtend naar een persoonsgebonden e-mail verstuurd waardoor de kans op fraude klein is. Middels gezichtsherkenning inklokken op locatie gaat een stap verder. In dit geval kun je spreken van een waterproof inkloksysteem. Lees hier meer over inklokken via facerecognition. 

    Inklokken met gezichtsherkenning

     


    Wanneer er uitgeklokt wordt

    Wanneer de dienst voorbij is gebruikt de medewerker zijn persoonlijke PIN of gezicht om uit te klokken. Omdat het systeem volledig in de cloud is betekend het dat alle data direct zichtbaar en toegankelijk is. Er hoeft geen informatie van een prikklok naar software verzonden te worden. Het overzicht van gewerkte uren kan gelijk gebruikt worden voor salarisuitbetaling. 

    FaceClock maakt gebruik van software gebouwd in de nieuwste workframes, hierdoor is het systeem snel en is de lay-out erg modern. De overzichtelijkheid en toegankelijkheid op elk mobile-device zoals; tablet, telefoon, computer of laptop is een pluspunt voor veel nieuwe klanten. 
    Prikklokken worden gebruikt in organisaties waar veel verschillende medewerkers in verschillende dag-diensten werken. Veel tuinbouw en horeca bedrijven maken gebruik van een prikklok. Het apparaat staat meestal in de kantine, ingang of receptie. FaceClock werkt in de cloud en met een eenvoudige snelle QR-Code. De QR-Code wordt opgehangen in de kantine. 

    Inklokken met een snelle QR-Code in de kantine.



    Inklokken in de kantine met een snelle QR

    Hang de QR-Code op de gewenste plek op om eenvoudig in te klokken.

Inklokken op het werk met PIN

Tegenwoordig is een prikklok overbodig. Door nieuwe technologie is een gemakkelijke App handig in gebruik en snel te installeren. Sterker nog FaceClock maakt voor het inkloksysteem gebruik van een QR-Code waardoor er snel en makkelijk ingeklokt kan worden. Klik hier voor meer informatie over het Cloud-Based Inkloksysteem. 

Eenvoudig inklokken op werk met QR-Code

  1. Scan de QR-Code 
  2. Voer PIN in

Waarom een inklokssyteem gebruiken?

Bekijk hier de video van Cindy, eigenaresse van een Boomkwekerij. Zij vertelt waarom de keuze voor FaceClock is gevallen. 

  • Handig inklokken met QR-Code
  • In- en uitkloktijden altijd in de cloud
  • Pauze registratie

 

Inklokken en volledige urenregistratie

Naast de inkloktijden en uitkloktijden, is het ook fijn om ziekte, verlof en meeruren automatisch bij te houden. Het kan veel tijd schelen wanneer het voorheen handmatig in Excel werd bijgehouden. FaceClock zet namelijk alle data om in een Excel-rapportage naar wens. Lees hier meer over de urenregistratie. Contracturen kunnen snel in het systeem bij personen worden ingevoerd waarna het systeem weet hoeveel tijd voor tijd uren er zijn opgebouwd en verlof. 
Vakantie en vrije dagen kunnen door de medewerker zelf worden aangevraagd, hierna kan dit eenvoudig worden goed of afgekeurd. 

Eindelijk alle Start- en Eindtijden automatisch in Excel.

 

Inkloksysteem gebruik in Boomkwekerij

Inklokken doe je zo bij Boomkwekerij de Spankert in Boxtel. 

Afgelopen oktober heeft het team van FaceClock het genoegen gekregen om een kijkje te mogen nemen achter de schermen van Boomkwekerij de Spankert. Zij hanteren de FaceClock App voor hun personeel op de boomkwekerij. De medewerkers klokken ’s ochtends in en aan het einde van de dag geven zij de gewerkte taken door. Hierdoor heeft het management een duidelijk overzicht van gewerkte uren en taken. Zelf hoeven zij dit niet meer in Excel bij te houden. Tegenwoordig voert het personeel alle gegevens zelf in via de urenregistratie-app op hun eigen mobiele telefoon. 

Video inkloksysteem

Bekijk hier de video over het gebruik van de urenregistratie-app. 

FaceClock biedt sinds kort gemakkelijk in en uitklokken met QR-Code aan. Verschillende organisaties als Boomkwekerij de Spankert maken gebruik van deze nieuwe snelle methode. Lees hier meer in Bloemen en Planten Nieuws. 

 

Inklokken met een QR-code is snel en gemakkelijk. Hierdoor hoeft het personeel geen App te downloaden die ondersteund moet worden door Apple of Android. 
De QR-code wordt door de medewerkers elke ochtend gescanned bij het binnen lopen in de kantine. Er wordt ingeklokt en vervolgens gaat men verder aan het werk. 

Bekijk hier het artikel en de video hoe de App werkt. 

Op zoek naar een inkloksysteem?

Bekijk hier alles over het cloud-based inkloksysteem van FaceClock. Eenvoudig, snel en makkelijk in gebruik op mobiele telefoon, tablet, computer, laptop etc.

Online Inkloksysteem

Het inklokken is volgens vele expert geen slecht idee. Het kan namelijk onbetaald overwerken tegengaan.
Een sector waar veel wordt overgewerkt is de tuinbouw sector.
De rechter die heeft besloten dat de gewerkte uren voortaan geregistreerd moeten worden van de medewerkers geeft niet aan hoe de uren geregistreerd moeten worden. Wel dat het een ‘betrouwbaar en toegankelijk’ systeem moet zijn. Het is ook van belang dat de pauze-tijden altijd geregistreerd worden, zodat dit bij een SWZ Inspectie te allen tijde getoond kan worden.

Start, Eindtijden en Pauze

Op aanvraag van klanten registreert FaceClock altijd de in- en uitkloktijden in het inkloksysteem. Vandaag de dag is het ook belangrijk om alle pauzes van de medewerkers te registreren. Hiervoor is een standaard pauze functie geïnstalleerd. Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld drie standaard pauzes toe te voegen, waarna dit automatisch verschijnt op digitale werkbriefjes van medewerkers.
Medewerkers geven zelf hun gewerkte uren en taken door in de App, waarna dit geaccordeerd kan worden.

Prikklok komt weer tot leven!

De oorzaak van het besluit tot het registreren van de gewerkte uren is een zaak tussen een Spaanse vakbond en de Deutsche Bank.
De medewerkers claimden hun overuren waarna de rechter constateerde dat dit niet aantoonbaar was. Door het gebruik van een inkloksysteem zijn de gewerkte uren gemakkelijk bij te houden.

Personeelsregistratiesysteem

Oké, het is dus tegenwoordig verplicht om de arbeidsuren bij te houden. Voor de tuinbouw sector gelden er meer regels op het gebied van de arbeidsomstandigheden. Lees hier alles over in het laatste document dat is uitgebracht op 1 maart 2021: Open Teelten CAO.
Zo mag er per dag bijvoorbeeld niet meer dan tien uur gewerkt worden en werk week niet meer dan 50. Dienen de Start en Eindtijden geregistreerd te worden en pauze-tijden. Een pauze korter dan 10 minuten maakt deel uit van de normale arbeidstijd.
In het personeelsregistratiesysteem van FaceClock is het volgende meegenomen op aanvraag van klanten:

• In- en uitklokken
• Pauze registratie
• Gewerkte uren doorgeven
• Gewerkte taken doorgeven
• Ziekte, Verlof en Feestdagen registratie
• Rapportage in-en uitkloktijden, gewerkte uren, pauzes, ziekte, TvT, verlof en feestdagen in één Excel bestand

De data kan op alle mogelijke manieren uit het personeelsregistratiesysteem worden gehaald. Zo kun je een bepaalde taak selecteren en een periode, waarna je de gewerkte uren hiervan kunt bekijken.

In één overzicht

Er zijn veel systemen op de markt waarin je in- en uitklok data, gewerkte uren, pauze, ziekte, verlof en feestdagen kunt genereren. 
Enkel heeft niemand zin om in een systeem te moeten zoeken naar deze data. In FaceClock zie je daarom al deze facetten binnen de personeelsregistratie in één overzicht van alle medewerkers. In samenwerking met De Beer Accountants ontwikkeld FaceClock deze duidelijke en overzichtelijke rapportages.

In- en uitklokken

Steeds meer wordt er door bedrijven in- en uitgeklokt, hiervoor is een inkloksysteem gewenst.
De toegangscode biedt medewerkers de mogelijkheid om via de mobiele telefoon gemakkelijk in te klokken. Het werkt snel en eenvoudig. Medewerkers scannen een QR-code en voeren de persoonlijke PIN in.

Steeds meer kassen in Nederland kiezen voor gezichtsherkenning. Het is een makkelijke manier van in- en uitklokken en tegelijkertijd kunnen de werkuren worden doorgegeven. In- en uitklok tijden worden automatisch geregistreerd.
Pasjes en tags zijn hierdoor overbodig. De Human Resource Manager weet hierdoor precies wie er aanwezig zijn en wat er gedaan wordt aan werktaken.

In artikel 4:3 van de Arbeidstijdentijdenwet (ATW) staat beschreven dat het verplicht is om de arbeids en rusttijden bij te houden.
Lees hier meer over de Arbeidstijdenwet in Wetboek-online en voorkom een boete van de Inspectie SWZ.
Lees hier meer informatie over de Arbeidstijdenwet en de agrarische sector.