Door het in- en uitklokken heb je een complete tijd- en aanwezigheidsoplossing. Het intelligente cloud-based systeem van FaceClock biedt verschillende vormen van inklokken aan.  Het is mogelijk om veilig en eenvoudig in te klokken middels gezichtsherkenning of een toegangscode.

Doordat het inkloksysteem volledig in de cloud is heb je real time toegang tot alle in- en uitklok gegevens, inc. werkschema’s, overuren en absenties.

Gebruik van de inklok-app

Het zorgt voor meer inzichten op de bewegingen van het personeel, zonder dat zij het gevoel hebben in te gaten gehouden te worden. Wanneer is men meestal aanwezig en hoe laat klokken de meeste uit?

De data die het inkloksysteem genereert is altijd toegankelijk en om te zetten naar Excel.

Veel organisaties gebruiken nog Excel om de urenregistratie in bij te houden.

In- en uitklokken

√  Inklokken vanaf elke locatie
√  Kloktijden afronden
√  Klok in op basis van een IP-adres

Inklokken op het werk!

De prikklok is weer terug van geweest. Door het Europese Hof is besloten dat er moet worden aangetoond wanneer het personeel van start is gegaan en wanneer de dienst is beëindigt.

Dit naar aanleiding van een rechtszaak in Spanje over het terugbetalen van gewerkte uren van medewerkers werkzaam bij een bank een Spanje.
Tijdens de hoorzitting konden begin en eindtijden niet worden aangetoond.
Hierna heeft het Europese Hof bepaald werkgevers verplicht te stellen tot het registreren van begin en eindtijden.

Gebruik van een inkloksysteem

Door middel van het gebruik van een inkloksysteem doe je aan een stukje aanwezigheidsbeheer. Ook vakanties, ziektes en andere soorten absentie worden voortaan gecontroleerd en gemanaged via een systeem. FaceClock is vooral gebruiksvriendelijk en de data is gemakkelijk te wijzigen.

Doordat medewerkers zelf in- en uitklokken kunnen de gewerkte shifts goed of afgekeurd worden met één klik op de knop. Openstaande goedkeuringen worden automatisch aangegeven in het urenregistratiesysteem waardoor je nooit een gewerkte shift van een medewerker over het hoofd ziet. Ook vakantieaanvragen worden door medewerkers zelf gedaan in de urenregistratie app.

Kloksysteem 2.0

Het inkloksysteem van FaceClock is volledig in de cloud. Je hebt dus altijd toegang tot het systeem op alle gewenste mobile-devices. Kastjes installeren kost werk en vaak onnodig veel geld. De klanten van FaceClock gebruiken de QR-Code om de medewerkers gemakkelijk bij aankomst te laten inklokken met hun eigen mobiele telefoon.

Snel in- en uitklokken

  • inklokken via de QR-Code en een Smartphone
  • inklokken via een tablet aan de muur met een toegangscode of je gezicht
  • inklokken via een laptop in de kantine of receptie

Werkprocessen en Urenregistratie

Hoe fijn is het wanneer je een systeem precies zo kan inrichten op de werkprocessen van jouw bedrijf. Elke organisatie is anders en zo ook de urenregistratie.
Er zijn groepen medewerkers die de Start- en Eindtijden op een papiertje moeten opschrijven of naar HRM mailen. Maar er zijn ook bedrijven waar je in een gezamelijk Excel-sheet de uren in verwerkt als medewerker.

Opkomst Urenregistratie App Personeel

De opkomst van urenregistratie apps voor personeel, zorgt er mede voor dat er veel werk van de urenregistratie uit handen genomen kan worden.
Zo kunnen medewerkers zelf via de app gemakkelijk hun gewerkte uren kwijt. Deze verschijnen van een ieder in het urenregistratiesysteem waarna ze geaccordeerd kunnen worden.

Alle communicatie via de Urenregistratie App

Niet alleen gewerkte uren en taken kunnen tegenwoordig doorgegeven worden via de urenregistratie app maar ook vakantiedagen of beschikbaarheid kan eenvoudig met een paar klikken geregeld worden. Dit scheelt een hoop telefoontjes en mailtjes van medewerkers, voorkom ruis.
In FaceClock verschijnen alle vakantie-aanvragen automatisch in het systeem. Vervolgens wordt ook het goed of afkeuring-proces uit handen genomen. Waarna je namelijk op goedkeuren klikt wordt de persoon in kwestie hiervan automatisch bericht. Het is wederom dus niet nodig om te bellen of mailen!

Bespaar tijd!

Medewerkers doen dus direct hun urenverantwoording; via de app, Smartphone of tablet. Het urenregistratiesysteem van FaceClock is volledig in de cloud, dit betekend dat het personeel op elk gewenst device uren of gewerkte taken kunnen doorgeven. Vervolgens staat alle ingeschoten data door personeelsleden online en is dus real time toegankelijk voor bijvoorbeeld bedrijfsleiders of HRM.

FaceClock registreert de gewerkte tijd en de aanwezigheid van medewerkers op locatie. 
De in- en uitkloktijden worden automatisch bijgehouden waardoor je van een ieder een overzicht hebt van de Start- en Eindtijden van medewerkers. Hierdoor is er meer grip op het personeel. In- en uitklokken wordt steeds meer de norm, door het verplicht stellen van het Europese hof klokken steeds meer bedrijven in- en uit. De terugkomst van de prikklok ligt dus op de loer.

Het voordeel van het gebruik van een inkloksysteem is voornamelijk het gewin in tijd doordat de rapportage en registratie geheel automatisch gaat. Briefjes met in- en uitkloktijden van medewerkers hoeven niet meer in Excel overgetypt te worden.
En dan nog alleen gesproken te hebben over het bijhouden van de in-en uitklok tijden. Het noteren en registreren van de gewerkte uren kan ook behoorlijk tijdrovend zijn!

Veelal zijn er partijen die een in- en uitkloksysteem aanbieden door middel van een kastje of terminal te installeren. Vaak zijn deze best prijzig en in de tijd van nu onnodig. De digitale wereld kent vele mogelijkheden en daarom biedt FaceClock een volledig sterk en eenvoudig in gebruik inkloksysteem aan in de cloud. Medewerkers kunnen met de mobiele telefoon een QR-Code scannen om vervolgens in- en uit te klokken.

Natuurlijk is er naast de vraag om te kunnen in-en uitklokken ook veel vraag naar een mogelijkheid om vakantie of een vrije dag aan te vragen. Het fijne van de FaceClock App is dat het systeem op maat gebouwd kan worden en volledig in de cloud is. Hierdoor kunnen klanten hun wensen aangeven en staat het een week later alweer live! Naast in en uitklokken kan er een vakantie aangevraagd worden en deze is direct te zien, waarna het goed of afgekeurd kan worden. Medewerkers ontvangen automatisch via de mail een bericht of hun vrije dag of vakantie is goed of afgekeurd.

Het kloksysteem kan gebruikt worden op elk mobile device, denk hierbij aan;

  • Tablet
  • Mobiel
  • Laptop/Computer

Het fijne van het gebruik van een inkloksysteem in de cloud is dat alle data real time is en direct toegankelijk. Je hebt dus direct overzicht en grip op de in- en uitkloktijden van de medewerkers, maar ook werktaken en gewerkte uren.
Dit zorgt ervoor dat een bedrijf zich voldoet aan de wettelijke bepaling om aanwezigheid van het personeel te registreren.

Het woord inklokken komt nog uit de tijd dat medewerkers hun begin en eindtijden moesten registreren en de gewerkte uren. Hierdoor ontstond de prikklok en zo de benaming ‘inklokken’.

Via een prikklok kun je in- en uitklokken, deze registreert dan met als het ware een prik de in- en uitkloktijden. Gelukkig zijn er nu wat modernere apparaten waar je met bijvoorbeeld een tag kunt inklokken. Uiteraard kun je hier niet de vakantiedagen of gewerkte taken in doorgeven, naast en het inklokken zal dan een app gebruikt moeten worden.

FaceClock biedt drie systemen in één aan in de cloud, waar het gehele management van het personeel in geregeld kan worden.

  • In- en uitklokken
  • Gewerkte uren
  • Gewerkte taken
  • Vakantie & Feestdagen
  • Ziekte
  • Tijd voor tijd
  • Roosters maken

In- en uitklok App

Uitzendbureaus vragen vaak om Excel-sheets waar de begin en eindtijden van de medewerkers in staan.
De begin en eindtijden zullen dus op een manier genoteerd moeten worden. Vanwege de vraag naar deze gegevens stijgt het aanbod van inkloksystemen. Door het gebruik van een online inkloksysteem weet je zeker wanneer er in- en uitgeklokt is. De benodigde start en eindtijden zijn real time inzichtelijk en digitaal. Dit scheelt vele uren werk in Excel. De meeste inkloksystemen leveren namelijk een export functie naar Excel. Minimale inspanning en maximaal overzicht dus. Het fijne aan het gebruik van een systeem in de cloud is dat je waar en wanneer de gegevens kun bekijken.

Urenregistratie Compleet

Doordat FaceClock ook de gewerkte uren, taken, ziekte, verlof, feestdagen en tijd voor tijd uit handen neemt, kun je spreken van een urenregistratie-compleet tool. Vandaag de dag is alles om te schakelen naar systemen dus waarom zou je ook nog maar iets zelf noteren.

Zo zijn er tegenwoordig handige apps die je wachtwoorden beheren of pasjes in je mobiel koppelen en kun je ook met je telefoon betalen in de supermarkt. Of wat dacht je van de parking app. Soms is het lastig om eraan te beginnen omdat er al zo lang hetzelfde wordt gedaan maar wanneer het veel tijd en moeite scheelt wil je niets anders meer.

Zo ook met in- en uitklok-systemen. Doormiddel van de App kunnen medewerkers zelf in- en uitklokken. Niemand hoeft meer de papieren op te halen waar de begin en eindtijden werden opgeschreven. Doordat het personeel zelf het inkloksysteem gebruikt staan alle gegevens direct online. Het is mogelijk om sub-groepen aan te maken in het inkloksysteem. Hierdoor kun je dus elke persoon koppelen aan een bepaald uitzendbureau. Dit scheelt tijd in het uitzoeken welke gegevens van een medewerker nou in het Excelsheet moeten voor een uitzendbureau. Je kunt de sub-groepen zo indelen dat er een rapport van het in- en uitklokken direct uit te draaien is voor elk uitzendbureau.
Elke maandagochtend draai jij dus voor elk willekeurig uitzendbureau met één klik op de knop alle start- en eindtijden van de medewerkers uit!

Als werkgever ben je verplicht tot het geven van pauzes. In de Arbeidstijdenwet staat beschreven hoelang de pauzes dienen te zijn en wanneer. De pauze zal de dienst moeten onderbreken en moet wanneer er meer dan 5,5 uur gewerkt is, gegeven worden van minimaal een half uur. Het half uur mag ook gesplitst worden. Tijdens een pauze hoeft een medewerker aan geen enkele verplichting te voldoen. Lees hier meer.

In artikel 4:3 van de arbeidstijdenwet staat beschreven dat er een deugdelijke registratie van rusttijden moet zijn. In FaceClock is er een functie om de vaste pauze tijden te verwerken zodat ze altijd standaard terugkeren in de digitale werkbriefjes van de medewerkers. Ook hebben medewerkers de mogelijkheid om de genomen pauzes zelf via de app door te geven. Het scheelt een hoop tijd en werk om deze automatisch en systematisch te registreren. Niet alleen de start en eindtijden kunnen geautomatiseerd worden door middel van in- en uitklokken maar ook dus ook de pauze registratie.

Het urenregistratiesysteem van FaceClock is volledig op maat gemaakt voor ondernemers van nu. Het is een urenregistratiesysteem dat je gerust modern en van de tijd van nu kunt noemen.
Er is ontzettend veel mogelijk op het gebied van technologie, dit kan veel administratie werk schelen. Via Excel wordt er nog regelmatig gewerkt door veel bedrijven.

Voordelen urenregistratiesysteem FaceClock
• Weinig administratie
• Gebouwd in de nieuwste frames
• Altijd de laatste snufjes beschikbaar zoals; gezichtsherkenning
• Volledig Cloud-based

In het urenregistratiesysteem dat FaceClock aanbiedt begint het al dat medewerkers zelf de gewerkte uren kunnen invullen en hun gewerkte taken selecteren. Deze wordt direct omgezet in digitale werkbriefjes die gemakkelijk geaccordeerd kunnen worden door HRM of een bedrijfsleider.
Verschillende branches maken op dit moment gebruik van het urenregistratiesysteem FaceClock zoals:
• tuinbouw sector
• retail
• bouwbedrijven

Urenregistratie per persoon en per werktaak
Doordat het systeem automatisch de uren schrijft van de medewerkers bij het in- en uitklokken en dit aan taken koppelt heb je een duidelijke urenregistratie per persoon per werktaak of project.
Het is duidelijk hoe lang er per persoon aan een bepaalde taak wordt gewerkt. Het fijne van het urenregistratiesysteem van FaceClock is dat je te allen tijde gebruik kunt maken van Software as a Service omdat het systeem zich volledig in de cloud bevindt.
In samenwerking met Thunderbook leveren wij industriële tablet, deze kunnen functioneren onder de meest extreme weersomstandigheden. Dit maakt het mogelijk dat ook de bouwsector gebruik maakt van het urenregistratiesysteem.

Online Inkloksysteem

Het inklokken is volgens vele expert geen slecht idee. Het kan namelijk onbetaald overwerken tegengaan.
Een sector waar veel wordt overgewerkt is de tuinbouw sector.
De rechter die heeft besloten dat de gewerkte uren voortaan geregistreerd moeten worden van de medewerkers geeft niet aan hoe de uren geregistreerd moeten worden. Wel dat het een ‘betrouwbaar en toegankelijk’ systeem moet zijn. Het is ook van belang dat de pauze-tijden altijd geregistreerd worden, zodat dit bij een SWZ Inspectie te allen tijde getoond kan worden.

Start, Eindtijden en Pauze

Op aanvraag van klanten registreert FaceClock altijd de in- en uitkloktijden in het inkloksysteem. Vandaag de dag is het ook belangrijk om alle pauzes van de medewerkers te registreren. Hiervoor is een standaard pauze functie geïnstalleerd. Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld drie standaard pauzes toe te voegen, waarna dit automatisch verschijnt op digitale werkbriefjes van medewerkers.
Medewerkers geven zelf hun gewerkte uren en taken door in de App, waarna dit geaccordeerd kan worden.

Prikklok komt weer tot leven!

De oorzaak van het besluit tot het registreren van de gewerkte uren is een zaak tussen een Spaanse vakbond en de Deutsche Bank.
De medewerkers claimden hun overuren waarna de rechter constateerde dat dit niet aantoonbaar was. Door het gebruik van een inkloksysteem zijn de gewerkte uren gemakkelijk bij te houden.

Personeelsregistratiesysteem

Oké, het is dus tegenwoordig verplicht om de arbeidsuren bij te houden. Voor de tuinbouw sector gelden er meer regels op het gebied van de arbeidsomstandigheden. Lees hier alles over in het laatste document dat is uitgebracht op 1 maart 2021: Open Teelten CAO.
Zo mag er per dag bijvoorbeeld niet meer dan tien uur gewerkt worden en werk week niet meer dan 50. Dienen de Start en Eindtijden geregistreerd te worden en pauze-tijden. Een pauze korter dan 10 minuten maakt deel uit van de normale arbeidstijd.
In het personeelsregistratiesysteem van FaceClock is het volgende meegenomen op aanvraag van klanten:

• In- en uitklokken
• Pauze registratie
• Gewerkte uren doorgeven
• Gewerkte taken doorgeven
• Ziekte, Verlof en Feestdagen registratie
• Rapportage in-en uitkloktijden, gewerkte uren, pauzes, ziekte, TvT, verlof en feestdagen in één Excel bestand

De data kan op alle mogelijke manieren uit het personeelsregistratiesysteem worden gehaald. Zo kun je een bepaalde taak selecteren en een periode, waarna je de gewerkte uren hiervan kunt bekijken.

Dit oordeelde het Europese Hof van Justitie op 15 mei 2019, lees hier meer vanuit de kennisbank voor Arbeid en Wetgeving.

Op dit moment rukt daardoor ook de vingerafdruk op. Bij het gebruik van de vingerafdruk is er wel een nadeel dat wanneer de vingers vies zijn je niet goed kunt inklokken. Ook is er dan niet de mogelijkheid om het personeel remote te laten klokken door middel van bijvoorbeeld je eigen mobiele telefoon.

Arbeidspatronen in kaart brengen


Het klokken via een priklok is voor veel bedrijven net iets te ouderwets. Er is vraag vanuit HRM om niet alleen de in-en uitklok tijden te generen maar ook meteen ziekte, verlof, feestdagen en tijd voor tijd. Voor de tuinbouw sector is het in het geval van buiten werken ook van belang dat je het arbeidspatroon van een medewerker in kaart brengt. Wat zijn precies de werktaken van een medewerker op een dag en hoelang heeft hij/zij daarover gedaan. Dit is waarom FaceClock deze drie belangrijke onderdelen van het personeelsmanagement heeft geautomatiseerd.

  • in- en uitklokken met een toegangscode of gezichtsherkenning
  • werktaken doorgeven
  • ziekte, verlof, feestdagen en tijd voor tijd

    Eigenaar Boomkwekerij de Spankert automatiseert zijn bedrijf door het gebruik van FaceClock.

Alles in één overzicht exporteren naar Excel

Het laatste onderdeel Ziekte, verlof, feestdagen en tijd voor tijd heeft FaceClock in de rapportages toevoegd (op aanvraag van vele klanten) aan de in-en uitklok rapportage. Dit is geheel uniek. Veel systemen in de cloud bieden de genoemde data aan, alleen moet je wel even een kop koffie nemen om ze te vinden het systeem.
De data: In-en uitkloktijden, Gewerkte uren, Pauzes, Ziekte, Verlof, Feestdag en Tijd voor Tijd is in FaceClock in één Excel bestand te vinden. Dit is ontwikkeld in samenwerking met De Beer Accountants en Belastingadviseurs.